Автоматизация бизнес процессов: как сделать

Главная цель каждого бизнес процесса – это достижение компанией конкретных задач по оптимизации. В бизнес процессы включаются все участники организации, которые каким-либо образом взаимодействуют между собой (клиенты, руководители, рядовые сотрудники). В трудные моменты, при появлении проблем в бизнесе, для повышения эффективности деятельности работы компании используется известный многим бизнесменам способ – автоматизация и оптимизация бизнес процессов. С его помощью возможно уменьшить потери в финансовом, технологическом плане на любом производстве. Все важнейшие процессы автоматизируются за счет программ, выработанных специально для этих целей. Автоматизация включает в себя такие моменты, как ведение статистики, расчет скидок, контроль и последующая обработка поступающих заказов, систематизация любых данных, получаемых в процессе работы организации. Именно автоматизация помогает легко справляться с разного рода проблемами, существенно улучшить эффективность деятельности работников компании. Эта система поможет проконтролировать финансовые потоки на предприятии, распределить нагрузку между сотрудниками, а также модернизировать бизнес-потоки. Идея для автоматизации бизнеса может использоваться в давно и успешно существующих предприятиях, также и недавно открывшихся компаниях. Тогда значительно повышается эффективность работы предприятия. Возможно полностью автоматизировать составление разного рода финансовых отчетов, документооборот, кадровый учет, учет заработной платы, систему лизинга.

Основные задачи

Можно выделить перечень основных задач при разработке проекта автоматизации любого бизнес процесса:

• Быстрая подготовка всех необходимых документов для партнеров компании (накладные, разного рода счета-фактуры, акты сверки, коммерческие предложения).
• Организация контроля в компании.
• Качественная поддержка оперативной деятельности.
• Оптимизация и экономия средств, затрачиваемых на персонал.
• Эффективное расходование рабочего времени за счет того, что сотрудник фирмы освобождаются от большого объема рутинной работы.
• Практически полное исключение влияния «человеческого фактора» на бизнес процессы.
• Хранение важной информации в полной безопасности.
• Улучшение уровня обслуживания клиентской базы.
• Улучшение рабочего процесса за счет увеличения скорости и повышения качества выпускаемой продукции.
• Повышение показателя качества внешних, а также внутренних коммуникационных возможностей компании.
• Повышение уровня внутренней дисциплины в компании.

Оптимизация бизнес процессов является залогом постоянного повышения уровня оптимизации компании. Однако для этого важно акцентировать на специфику работы какого конкретного предприятия подбирая оптимальный вариант улучшения процесса. Для автоматизации нужно учитывать нюансы конкретного бизнеса, не используя шаблонные методы, так можно добиться постоянного повышения эффективности бизнес процессов. В наши дни, когда конкуренция чрезвычайно высока, и оптимизация бизнес процессов - это шанс сохранить свое положение и преумножить доход. Когда процесс внедрения проходит успешно, предприятие имеет все шансы не только в разы увеличить прибыль, но и достаточно быстро обойти своих конкурентов. По мере развития современных технологий изменяются и приоритеты бизнес процессов. В настоящее время в сфере оптимизации используются следующие системы. Практически полная систематизация инструментов маркетинга (автоматизирование BI-систем, контекстной рекламы):

• Успешное эвалюционирование межмашинного действия М2М, которое подразумевает полное отсутствие какого-либо человеческого вмешательства в работу высокотехнологичных систем.
• Применение облачных технологий – актуально, когда в фирме отсутствует свой сервер.
• Анализ всех данных, производимых в режиме реального времени.

Со временем все операции системы автоматизации будут синхронизироваться, отодвигая на 2-й план деятельность людей. Во многом это объясняется тем, что операции, выполняемые современными технологиями, с каждым годом усложняются, и человек часто не силах уследить за ними.

О преимуществах

• Возможность настройки вариантов интеграции. Современные системы получают все более упрощенную интеграцию, а для обмена используются системы API.
• Ускорение потоков процесса и работы системы за счет удобного интерфейса.
• Наличие интеллектуальной очереди, что позволяет работать по мере необходимости с конкретными сотрудниками.
• Поточный доступ к ресурсам. Система определяет наличие персонала для выполнения необходимых работ.
• Подробная отчетность, которая являет собой сильный инструмент для того, чтобы понимать метрики процесса.
• Возможность мониторинга в режиме реального времени – это позволяет получать данные о работе сотрудников в любое время. Одновременно с этим система всегда предупреждает о наличии задержек или ошибок и, при необходимости возможно в автоматическом режиме переназначать работу, исходя из корпоративных правил компании.

Автоматиация по этапам

Процесс автоматизации состоит из нескольких этапов, идущих друг за другом в строгой последовательности.

• Четкое определение целей предстоящей оптимизации. Для принятия окончательного решения необходимо определиться со всеми стратегическими целями.
• Формализация бизнес процесса. Здесь этапе определяются все имеющиеся подпроцессы и последовательность всех необходимых действий по автоматизации. Важно учесть все показатели: временные и финансовые затраты на выполнение бизнес процессов, уровень итогового результата.
• Оптимизация. После проработки всех моделей необходимо проведение тщательного анализа предстоящих мероприятий и можно начинать работать над ними. Важно составить поэтапный план мероприятий, они помогут добиться нужной цели. Бизнес процессы должны по-своему выстраиваться, чтобы избежать задержек и ненужных операций. В определенных случаях оптимизация подразумевает полную реорганизацию структуры компании.
• Создание технического задания и конкретных задач.
• Кодировка бизнес процессов и создание должностных инструкций.
• Обучение персонала (только, если меняется структура работы).
• Тестирование для определения возможных ошибок и начало эксплуатации системы.

Автоматизация малого бизнеса производится по уникальной схеме, которая разрабатывается для каждого конкретного предприятия. За счет этого автоматизация помогает проводить аудит по исчислению различных негативных факторов, влияющих на работу компании. Для каждой фирмы система автоматизации дает свои преимущества, она легко может трансформироваться при любых изменениях, возникающих на предприятии. Нередко руководители организаций обращаются к такому методу в случаях, когда заметно ухудшается качество товаров или оказываемых услуг. В таких ситуациях автоматизация направляется на улучшение уровня качества работы организации, улучшения выпускаемого продукта, улучшение уровня профессиональной компетентности сотрудников.

Чем выгодна автоматизация

Любая автоматизация обязательно должна присутствовать на всех уровнях структуры компании. Нет смысла автоматизировать только документооборот или кадровый учет, избегая клиентскую базу или секретариат. Иногда бухгалтеры могут выполнять свою работу «вручную», согласовывая при этом счета и сверки автоматически согласовывают. В таком случае речь идет о частично автоматизированном процессе, от которого предприятие никогда не получит полную отдачу. Причиной этому послужит невозможность отследить ошибки из-за человеческого фактора. Организации сталкиваются с огромным количеством сложностей при автоматизации. Все это зависит от внутренних процессов и особенностей функционирования компании. Нередко возникают проблемы при внедрении автоматизации. К примеру, ведение бухгалтерского учета вручную предполагает наличие определенных процессов в собственной. При встраивании автоматизации в это рабочее поле может появиться ряд проблем, они обуславливаются не только разного рода техническими моментами, но также выраженным противодействием среди сотрудников. Это объясняет тот факт, что практически все системы автоматизации разрабатываются с нуля, чтобы специалисты смогли опытным путем определить, какие проблемы могут возникнуть в период внедрения автоматизированных систем. В ситуациях, когда руководство компании решает начать автоматизировать все процессы, протекающие внутри нее, но по тем или иным причинам компания просто не готова к этому. Чтобы подобных ситуаций не возникало, нужно сразу проставлять конкретные цели, которые требуется достичь при внедрении автоматизации, определить, какие ресурсы могут потребоваться в процессе, и кто из сотрудников будет вовлечен в оптимизацию всех процессов компании. Нужно заранее предусмотреть то, как рыночные тенденции могут оказать влияние на этот процесс в ближайшей перспективе.

Сервисы для автоматизации бизнеса

Существует немало современных программ для автоматизации бизнеса и бизнес процессов, но лучшей считается AmoCRM, она идеально подходит для оптимизации бизнес процессов в сфере продаж. Современные инструменты для автоматизации – это залог успешной деятельности компании в дальнейшем. Это во многом достигается за счет устранения негативных факторов, влияющих на бизнес процесс. Оптимизация процессов дает возможность освободить интеллектуальные ресурсы основных специалистов за счет того, что все трудоемкие действия будет совершаться системой автоматически.

Ключевые особенности

На этапе планирования нужно поставить задачи и основные цели, которые нужно решить в границах одного бизнес процесса. Каждый из сотрудников компании, при первом взгляде на бизнес-процесс должен определять, какие задачи нужно выполнить в рамках бизнес процесса, каких целей требуется достичь и кто должен взять на себя ответственность за полное выполнение каждого из этапов.

• Процесс автоматизации должен четко регулироваться по времени. Это является основополагающим принципом процессного ведения дел. Абсолютно все действия фирмы должны иметь четкий временной регламент. Каждый проект должен иметь конкретный диапазон активности, конкретную скорость продуктивности. Под диапазоном понимается время от начала работы до достижения необходимых результатов. Скорость продуктивности определяется для того, чтобы отслеживать вклад каждого конкретного звена в конечный результат. В этом случае также появляется возможность контролировать возможные нарушения сроков работ без объективных причин.
• Любой автоматизированный бизнес-процесс должен подразделяться на этапы и различные точки контроля. От этого напрямую зависит ход процесса. Тогда можно легко распределять ответственность между его участниками. Внутри каждого из этапов персонал имеет полную свободу действий и самостоятельно определяет свою активность. Однако на определенных заранее точках контроля должна присутствовать строгая отчетность по результатам и точное соблюдение заранее прописанных сроков.
• Необходимо изначально продумать все ресурсы, которые будут затрачены на внедрение автоматизации: рабочие часы, технологии, оборудование, финансы. Все это нужно брать во внимание с прогностическим расчетом, чтобы внедрение было успешно завершено.
• Весь процесс внедрения и последующей оптимизации должен быть регламентирован отчетностью и документацией. При возникновении проблем в процессе будет намного легче решить их, используя именно отчетную документацию, а не стандартные инструкции.
• Важный элемент контроля любого бизнес процесса – своевременное информирование всех его участников. Наибольшего эффекта можно добиться от систем автоматического информирования, выстроенных по точному принципу. В этом случае система создает необходимые уведомления и информирует весь список участников процесса.
• Современные системы автоматизации продаж или услуг достаточно совершенны, но это не означает, что они не требуют внешнего контроля. Именно человек сможет грамотно оценивать любую ситуацию. Поэтому с самого начала внедрения необходимо назначить сотрудников, которые будут отслеживать и контролировать все ключевые моменты.

Проблемы внедрения и их решение

Важно тщательно проработать всю стратегию автоматизации, так как только это даст гарантию на положительный результат и поможет исключить все возможные риски. Но предприниматели нередко сталкиваются с отсутствием работоспособности бизнес процессов после автоматизации. К наиболее распространенным проблемам в этой сфере можно отнести следующие моменты.

• Возникновение ошибок во время переноса процессов в автоматизированную систему. Эта проблема возникает по неопытности сотрудников компании, попытавшихся самостоятельно оптимизировать бизнес процессы, и приводит к тому, что во внедренной системе отсутствует логика, и между автоматическими действиями нет никакой последовательности. Решить эту проблему можно путем обращения к квалифицированным специалистам, которые имеют опыт внедрения этих систем в бизнес процессы различных организаций. Особенно это касается случаев, когда нужно автоматизировать сложный процесс (у компании имеются филиалы либо дочерние фирмы). Специалисты для начала ознакомятся с особенностями внутренних процессов, а после начнут внедрение автоматизированной и полностью рабочей схемы.
• ·Нередко сотрудник компании оказываются против оптимизации внутренних бизнес процессов, тогда речь идет уже о саботаже автоматизации. Сотрудники, понимая, что она высвободит временные ресурсы, начинают препятствовать возникающим изменениям. Для разрешения этой проблемы необходимо грамотно преподнести персоналу принятое решение об автоматизации. При этом важно определить, какую роль после этого будет играть в команде тот или иной сотрудник, и распределить свободные временные ресурсы.
• Отсутствие должной технической подготовки у персонала. Обычно эта проблема дает о себе знать на старте автоматизации или сразу, как данный процесс запускается. Для ее решения нужно провести обучение сотрудников и четко распределять обязанности персонала, выбрав наставников.
• В процессе автоматизации может исчерпаться финансовый ресурс. Обычно на оптимизацию строят грандиозные планы и допускают ошибки при проведении нужных расчетов. Спасти ситуацию поможет только оптимизация самого процесса внедрения. Нужно искать финансовые ресурсы, договариваться о отсрочках, искать других подрядчиков, просить скидки, брать займы, пытаться менять условия работы с подрядчиками.

Ошибок при внедрении автоматизации может возникать немало. Свести их минимуму поможет грамотный расчет, который проводится на начальном этапе планирования. Не следует заниматься оптимизацией, перекладывая все задачи на персонал фирмы. Только обращение к профессионалам дает возможность не только грамотно оптимизировать бизнес процессы, но избежать всех возможных ошибок и не растратить ресурсы впустую.