Кейс: Как экономить до часа рабочего времени ежедневно на заполнении сложных реквизитов

В практике NeuroCRM бывали случаи, когда клиент обращался с единственной задачей, а в итоге заказывал сразу несколько доработок. Так было и с фирмой «Гральник Лицензирование».

Начало сотрудничества

В начале 2018 года к нам обратилась организация, выдающая допуски на строительную и изыскательную деятельность. Большинство заказчиков фирмы являются юридическими лицами (подрядчики, архитекторы, проектировщики). На время обращения клиент уже пользовался базовым функционалом amoCRM. Сайт клиента был интегрирован с автоматизированной системой, заявки поступали на администратора, а оттуда распределялись по 15 менеджерам компании. Из-за специфики клиентов в работе возникали трудности:

1. Заполнение карточек по сделкам отнимало слишком много времени – менеджеры подолгу перепроверяли реквизиты своих клиентов и только потом вносили информацию в crm;
2. Та же проблема распространялась и на заполнение договоров – бывали случаи, когда заказчики пересылали документацию обратно из-за ошибок в реквизитах.

Руководство приняло решение расширить функционал системы и обратилось в нашу компанию. За 10 дней был разработан виджет, благодаря которому менеджерам не нужно вручную вбивать реквизиты клиентов и сверять большое количество документации по сделкам. Менеджер копирует в поле карточки ИНН, а crm автоматически вносит все реквизиты фирмы в договора и счета. Результаты – экономия рабочего времени менеджеров, сокращение рутинных процессов, повышение скорости обработки и формирования документации, и как следствие скорости обслуживания клиентов.

Исправление некорректных названий

В ходе дальнейшего сотрудничества выяснилось, что пользователям программы сложно находить и идентифицировать клиентов. Причину некорректной работы нашли быстро. Заполняя карточки сделки, менеджеры указывали неполную информацию – забывали прописать продукт заказчика, его телефонный номер. За 4 дня наши программисты создали виджет, автоматически формирующий названия фирм-клиентов из нескольких полей. Теперь руководитель наглядно видит, какая карточка сделки была заполнена не полностью, какой информации не хватает и кто в ответе за ошибку.

«Реанимация» закрытых сделок

Постоянная востребованность предпринимателей в строительных допусках обеспечивает «Гральник Лицензирование» регулярными заказами. Чаще всего на сайт приходит целевая аудитория, которая целенаправленно ищет предоставляемую услугу. Однако бывают случаи, когда сделки срываются на полпути – клиент находит другую управляющую компанию, пропадает после расчета стоимости услуги, не отвечает на звонки. Раньше такие сделки в компании закрывались, а контакты удалялись из базы amoCRM. Мы посоветовали руководству не терять клиентов, а отправлять незавершенные сделки на доработку в отдел телемаркетинга. Как это работает? Если пройдя все этапы воронки продаж, клиент не заказывает услугу фирмы, менеджер отправляет сделку на доработку. Маркетинговый отдел снова созванивается с клиентом, чтобы выяснить:

• является ли покупатель целевым;
• насколько он заинтересован в услуге на данный момент;
• по какой причине он отказался сотрудничать с компанией;
• какие критерии важны для принятия положительного решения.

На основании проведенной работы корректируется дальнейшая работа менеджеров, инструменты взаимодействия с покупателями (скрипты, коммерческое предложение) и качество самого сервиса.

Результаты доработки amoCRM

В общей сложности мы потратили на работу 18 дней. За это время наша команда не только изучила основные бизнес-процессы отдела продаж, выявила его проблемные зоны, но и разработала с нуля 3 профессиональных виджета. Благодаря доработкам от NeuroCRM менеджеры экономят время на заполнении документации (до 60 минут за рабочую смену), не теряют важную информацию о клиентах, а руководство с легкостью отслеживает важные сделки и контролирует эффективность сотрудников. Анализ закрытых сделок позволяет улучшать маркетинговую стратегию компании, регулярно повышать качество сервиса, лучше понимать своих заказчиков, что в итоге приводит к увеличению числа продаж.