Сравнение Мегаплан и Битрикс24

Мегаплан и Битрикс - прямые конкуренты в сфере среднего и крупного бизнеса. Обе системы позволяют контролировать командную работу, отслеживать продажи, вести документацию и финансовый учет. Детальные отчеты, быстрое планирование задач и событий, контроль денежных операций – вот неполный список возможностей, которые дарят обе системы своим пользователям. Так что же выбрать Мегаплан или Битрикс24? Что выгоднее экономически и чем отличаются автоматизированные программы, несмотря на схожесть их функций и целей? Давайте разбираться вместе.

Взгляд разработчиков и мнение пользователей о crm-системах

Битрикс24 появился в 2012 году. Разработчики рекламирует программу как универсальный инструмент для управления бизнеса. Социальные сети, чат для общения, продажи, интернет - магазины, создание сайта, документооборот - функционал настолько обширен, что сотрудники часто путаются в возможностях продукта и руководителю приходится оплачивать дополнительные курсы для менеджеров. Многие называют Битрикс корпоративным порталом. Возможности ПО рассчитаны на большие предприятия, крупные коммерческие фирмы и компании с большой базой клиентов, партнеров и поставщиков. Решение отлично подходит компаниям с разветвленной организационной структурой и наличием нескольких отделов. Мегаплан ассоциируется у большинства российских пользователей как:

• удаленный планировщик дел;
• программа для командной работы и управления проектами;
• IT-решение, позволяющее выполнять сложные заказы и параллельно управлять продажами.

Официальный разработчик продвигает Мегаплан как корпоративное ПО для бизнеса. В системе можно создавать документы, настраивать отчеты, контролировать приход денежных средств и вести учет клиентов. Чаще всего, crm заказывают компании с удаленными сотрудниками в штате либо фирмы, оказывающие комплексные услуги бизнесу (консалтинг, реклама, торговля).

Краткое сравнение Мегаплан и Битрикс24

Критерии сравнения	Битрикс 24	Мегаплан
Характеристики	Есть облачная версия с 4 тарифами, плюс коробочное решение	4 облачных тарифа плюс 4 локальных тарифа
Наличие бесплатного тарифа	Да, подходит компаниям, где не больше 12 работников	Да, двухнедельный пробный период для компаний с численностью штата не > 10 работников
Ограничения по числу сотрудников	Да, в минимальном тарифе до 12 человек, в популярном - до 50	Нет ни на 1 тарифе
Минимальная цена за использование crm	990 рублей за 30 дней	279 рублей за 1 лицензию на сотрудника
Коммуникации с покупателями	Есть интеграция с почтой	Почта встроена в функционал системы
Простота интерфейса	Перегружен множеством модулей, нельзя разобраться без подсказок встроенного бота	10 простых и понятных модулей, обучение необязательно
Интеграции	Можно интегрировать с сайтами, телефонией, 1С, мессенджерами, чат -ботами, соцсетями и платежными системами, системами аналитики	Можно интегрировать с 1С, телефонией, сайтом и соцсетями

 

Постановка задач в crm: сходство и различия

Модуль «Задачи» является ключевым как в Мегаплане, так и в Битрикс24. Независимо от того, какой системой пользуется ваша компания, сотрудники могут:

1. Ставить задачи друг другу;
2. Создавать шаблоны задач;
3. Экспортировать списки задач в Excel;
4. Планировать повторяющиеся задачи;
5. Отслеживать просроченные задачи (подсвечиваются красным цветом);
6. Фильтровать задачи по важности, ответственным менеджерам, датам создания и завершения, постановщику и названиям.

Руководитель определяет границы сроков, в которые должна быть решена задача. Сотрудники могут оставлять к задачам комментарии, прикреплять текстовые документы, скачивать вложения. Обе системы информируют менеджеров о новых и просроченных задачах, ведут учет рабочего времени персонала и обладают удобным поиском задач по ключевым фразам и словам. Все задачи группируются по отделам и проектам – визуально они выделяются разными шрифтами или цветом. Вместе с тем, Битрикс24 предлагает более широкие возможности в сфере постановки задач:

• все задачи имеют 3 статуса приоритетности – низкий, средний и высокий;
• встроено ролевое распределение задач – сотрудник видит, какие задачи он должен выполнить лично, где является соисполнителем, постановщиком, наблюдателем;
• предусмотрен учет выходных и праздников при переносе задач вперед;
• руководитель может настроить функцию «Принять работу после завершения задачи». Благодаря этому ни один рабочий этап не останется без проверки;
• целые группы задач редактируются одновременно (сроки выполнения, ответственные лица);
• по разрешению руководства менеджеры передвигают сроки поставленных задач, если не успевают их выполнить.

Такой подход позволяет не только отследить эффективность сотрудников, но и профессионально планировать рабочее время персонала, грамотно рассчитывая сроки для действий работников. Еще один плюсик в копилку Битрикс24 – создание подробных чек-листов для сложных задач, состоящих из нескольких этапов.

Ведение сделок в crm: канбан-доска против табличного списка

Широкая специализация обеих систем не обошла стороной оптимизацию отдела продаж – и Мегаплан, и Битрикс 24 предусматривают создание сделок и контроль над их исполнением. Вся информация по сделке хранится в специальной карточке. Отсюда менеджер ставит задачи, пишет сообщения клиенту, рассылает письма, выставляет счета, отвечает на вопросы покупателей. Что выбрать мегаплан или битрикс24, чтобы отслеживать работу менеджеров было удобно? Если говорить о визуальном факторе, то Битрикс24 более нагляден:

• все сделки расположены на канбан-доске, менеджеры переносят их с этапа на этап одним кликом мышки;
• этапы воронки продаж расположены по порядку и двигаются слева направо.

Еще один плюс Битрикса – возможность планирования регулярных сделок без участия сотрудников. Если в вашей компании есть циклические продажи – Битрикс это учтет. Мегаплан в свою очередь более функционален в сфере настройки бизнес-процессов:

1. Пользуйтесь общими схемами, встроенными в ПО, или создавайте с нуля свои этапы воронки продаж. В Битрикс24 существует ограничение – вы обязательно должны указать начальный и два завершающих этапа воронки продаж (если покупка состоялась или не состоялась);
2. Администратор программирует любые поля в карточке сделки, клиента или компании. Все созданные поля автоматически отображаются в рабочих отчетах.

ВАЖНО: обе системы позволяют прикреплять к карточкам сделок документы – договора, прайсы, презентации. Заранее создав шаблоны типовой документации, менеджеры генерируют коммерческие предложения и счета за несколько минут и тут же отсылают их покупателям.

Распределение ролей в автоматизированных программах

И Мегаплан, и Битрикс24 предусматривают четкое разделение ролей. Администратор системы обладает полным спектром прав и доступом к любым модулям и разделам ПО. Руководителям отделов доступны задачи и сделки их подчиненных, менеджерам -информация по своим сделкам и клиентам. В то же время и в Битрикс 24, и в Мегаплан можно настроить общий доступ сотрудников и руководителей ко всем сделкам, задачам или документам. Права доступа детально конкретизируются по каждому сотруднику. В зависимости от этого пользователь сможет просматривать сделки, задачи и документы, редактировать их или удалять.

Роли в Битрикс24	Роли в Мегаплан
Менеджер, директор, начальник отдела, администратор	Аудитор, менеджер, менеджер продаж, руководитель отдела продаж

  В зависимости от специфики бизнеса, администратор настраивает в crm нужные роли: замерщик, диспетчер, дизайнер, инженер и прочие.

ВАЖНО: в Битрикс 24 предусмотрена функция разрешения конфликтов, связанных с правом доступа. Если по ошибке администратора менеджеру было присвоено сразу 2 рабочие роли, он автоматически получает права доступа более привилегированного пользователя.

Общение сотрудников внутри crm

Каждый предприниматель стремится сократить корпоративные издержки в своей компании, и затраты на связь стоят не на последнем месте.

• разработчики Мегаплан учли пожелания пользователей и создали для сотрудников корпоративный форум. Здесь легко обмениваться новостями компании, просматривать ленту последних событий, создавать групповые опросы, комментировать сообщения.

Из окна комментариев можно отправлять рабочие письма на почту клиентов – вся деловая переписка автоматически прикрепится к карточке сделки и будет доступна руководству. Для более скрытой информации в Мегаплане действует личная переписка – даже руководители не имеют доступа к этой папке, только отправитель и получатель сообщений.

• разработчики Битрикс24 пошли еще дальше и встроили в программу целый корпоративный чат с видеозвонками, голосовыми беседами, сообщениями и анимацией. Менеджеру не нужно искать адресата – все должностные лица компании с их контактами подгружены в чат.

Внутренняя переписка позволяет экономить время на согласовании важной документации и обсуждении проектов – все вопросы можно коллективно решить в Живой ленте Битрикс24. При необходимости руководитель проекта создает видеоконференции (количество участников не должно превышать 4).

Учет сотрудников в Мегаплан и Битрикс 24

Вся контактная и деловая информация о работниках компании в обеих системах хранится в карточках клиентов. Администратор вправе временно заблокировать права доступа сотрудника к определенным модулям ПО или всей crm-системе. Обе программы поддерживают распределение пользователей по отделам и должностям, иерархию можно видеть визуально. Преимущества учета клиентов в Мегаплан:

• в отличие от Битрикс24, удаленных пользователей в Мегаплан можно заново восстановить;
• при удалении сотрудника открывается окно с историей по этому работнику – его сделки, задачи, проекты, счета, созданные документы, звонки – все отображается на рабочем столе программы.

Благодаря этой функции фирма не теряет рабочую информацию из-за ухода персонала, а сделки и клиенты передаются в ведение других работников без временных задержек.

• встроен модуль для планирования отпусков. За счет этого, вы никогда не отдадите важного клиента менеджеру, который скоро уйдет в отпуск или уедет в командировку;
• наличие координаторов над сотрудниками, которые видят и контролируют все задачи, сделки и действия своих подчиненных.

В Битрикс 24 все сотрудники разделены по группам – приглашенные в crm, работающие в компании, удаленные, приглашенные в фирму извне. Руководитель может совершить видеозвонок работнику, отправить сообщение, редактировать его профиль, не заходя в карточку сотрудника. В целом, учет клиентов проработан не так детально, как в Мегаплане.

Выставление счетов менеджерами компании

Принципиальных различий по формированию счетов в crm- системах нет. Обе программы интегрируются с 1С, что обеспечивает двусторонний обмен информацией между отделом продаж и бухгалтерией фирмы. Все созданные сотрудниками счета хранятся в системе и отображаются в отчетах и статистике компании. Менеджеры, пользующиеся Мегаплан и Битрикс24, могут:

• создавать счета из карточки сделки, карточки клиента или компании;
• скачивать счета на компьютер, выгружать их в Excel или PDF, отправлять ссылки на платежные документы покупателям;
• создавать шаблоны платежных документов;
• прикреплять к счету дополнительную документацию;
• изменять статусы счетов.

В Битрикс24 дополнительно выбирается валюта платежей. Еще одно существенное отличие – все созданные счета отправляются на утверждение руководства.

Импорт и экспорт клиентов из социальных сетей и почты

В общем списке клиентов Мегаплана хранятся контакты не только покупателей, но и партнеров, поставщиков и даже конкурентов. Все общение с клиентом хранится в журнале переписки. Модуль синхронизирован с разделами «Счета» и «Финансы». Благодаря этому в карточке сделки отображаются все выставленные контрагенту счета, его долги перед компанией, финансовые операции и денежный баланс. Клиентов удобно фильтровать по различным показателям, тегировать и группировать:

• по городам;
• участию в акциях компании;
• ответственным сотрудникам;
• наличию гостевого доступа и другим признакам.

Мегаплан дает широкие возможности в сфере сегментирования разных групп покупателей. Все клиенты делятся на физических лиц и компании. Основные преимущества учета клиентов Мегаплана перед Битрикс 24: 1) Все поля в карточке сделки Мегаплана настраиваемые, администратор самостоятельно добавляет обязательные для заполнения поля, в итоге менеджеры не пропустят ни одну деталь при заполнении карточки сделки. 2) Программа сама проверяет клиентов на дубли по 5 факторам: имени и фамилии, почтовому адресу, названию компании, телефону и ИНН. 3) Можно создавать автосценарии по клиентам, например, найти покупателей без поставленных задач и прописать дальнейшие действия по ним. Список клиентов легко импортировать из базы Excel или Фейсбука. В Битрикс24 возможностей для экспорта/импорта больше. Вы можете загрузить и выгрузить базу в Яндекс, почтовый ящик Mail.ru, Microsoft Outlook, Yahoo и Excel.

Создание отчетов в автоматизированных системах

Основная цель отчетов в Мегаплане – отследить эффективность работы сотрудников, а в Битрикс24 – эффективность отдела продаж. Вместе с тем, отчеты Битрикс более простые и стандартные.

Отчеты в Битрикс24	Отчеты в Мегаплане
По менеджерам, компаниям, задачам, продажам, делам, счетам, товарам, лидам, контактам, этапам воронки продаж	По коммуникациям, сотрудникам, сделкам, по эффективности сотрудников, задачам, финансовым операциям, по задолженности, счетам

  Все отчеты в Битрикс должны пройти утверждение руководителя. Система подсвечивает документы в зависимости от стадии их утверждения: серым – не утвержденные, оранжевым – не оцененные, зеленым – получившие положительную оценку и красным – отрицательную. В Мегаплане такого нет. Обе системы позволяют выгружать отчеты в Excel, распечатывать их, выгружать на компьютер и пересылать клиентам.

Достойные аналоги мегаплан и битрикс24

Среди популярных crm-систем для управления бизнесом можно выделить следующие программы, функционал которых не сильно отличается от Битрикса или Мегаплана:

• Террасофт - облачная система с 3 тарифами на выбор, заточенная под маркетинг и продажи. Дороже, чем Битрикс24 – цена лицензии на 1 пользователя составляет 980 рублей в месяц. Помимо оптимизации отдела продаж пользователь может создавать документы, формировать отчеты, просматривать аналитику и многое другое.
• AmoCRM – облачное решение, созданное для контроля продаж. Тут нет документооборота, корпоративных чатов и финансового учета – только инструменты взаимодействия с клиентом и отслеживания эффективности менеджеров.
• Планфикс – SaaS-решение с минимальной стоимостью лицензии в 2 евро. Функционал очень схож с Мегапланом – та же диаграмма Гантта, учет сделок и задач, фиксация рабочего времени исполнителей и подробная аналитика, только стоимость дороже (140 рублей в месяц за каждого менеджера против 400 рублей без ограничения числа сотрудников).
• Basecamp – узкоспециализированное решение для командной работы и создания проектов. По сравнению с Мегаплан и Битрикс меньше функций и дороже –минимальная стоимость составляет 20 долларов.

Резюме

Вывод: выбирая, что лучше мегаплан или битрикс 24, помните, что в каждой системе есть свои плюсы и минусы. Мегаплан предлагает больше возможностей в сфере учета клиентов и сотрудников, создании отчетов и настройке пользовательских полей. Битрикс24 функциональнее в процессе выставления счетов, контроля над сделками и постановки задач. Коммуникации персонала и наглядность интерфейса здесь проработаны гораздо интереснее, чем в Мегаплане.